Каждый день на женщину наваливается масса дел. Ей нужно уделять время работе или учебе, заниматься домашним хозяйством, воспитывать детей, заботиться о близких. Также не забывать о своем здоровье, внешнем виде и поддержании хорошей физической формы. Список дел получается огромным, но где взять силы и время? Как успевать все делать за день и не чувствовать себя выжатым лимоном?
Изменение привычек
Существуют привычки, не только отнимающие свободное время, но и мешающие вовремя выполнять намеченные на день дела. Это постоянное «зависание» в интернете, пустые телефонные разговоры, беспорядок в вещах, отсутствие планирования. Но есть и полезные привычки, помогающие управлять своим временем.
Повышение продуктивности утренних часов
Как утверждают психологи, нельзя недооценивать важность первого часа после пробуждения. Он определяет то, насколько успешно пройдет последующий день. За этот час желательно успеть:
- сделать зарядку;
- уделить время медитации;
- определиться с делами на день.
После этого можно начать заниматься чем-то другим. Но так как времени на подобные вещи с утра обычно не хватает, нужно постепенно приучить себя вставать немного пораньше. А также постараться не оставлять на утро дела, которые можно сделать вечером. Например, подготовить одежду и обувь, положить в контейнер обед, наметить план мероприятий на завтра.
Составление списка дел
Планирование дня способствует эффективному распределению времени, помогает сделать большее количество дел и не забыть о главном. Решение проблем по мере их поступления приводит к перегрузкам и неорганизованности. Тогда как составление четкого расписания позволяет все контролировать и снижает нагрузку на нервную систему.
Важно! Не стоит сразу планировать слишком много дел. Начинать лучше с двух-трех ключевых задач и стараться их выполнить. Когда это станет привычкой, количество пунктов плана можно увеличить.
Преимущество планирования состоит и в том, что имея перед глазами список всех дел, становится легче расставлять приоритеты и браться сначала за более важные из них.
Поддержание порядка
Чтобы лучшим образом организовать свою деятельность, следует стараться поддерживать порядок дома, на работе, в машине, в телефоне, в компьютере или планшете. Делая что-либо в атмосфере хаоса, сосредоточиться крайне сложно. Когда же вещи лежат на своих местах, можно полностью сконцентрироваться и не рассеивать внимание.
Уменьшение временных затрат на бесполезные дела
У человека уходит намного больше времени, чем он может себе представить, на такие бесполезные занятия, как просмотр:
- телепередач и сериалов;
- интернет-новостей;
- страниц в соцсетях;
- уведомлений в приложениях телефона.
Чтобы все успевать, лучше сократить количество подобных действий. Если в списке дел осталось еще много невыполненных пунктов, нужно немедленно пресекать собственные порывы отвлечься от работы и заглянуть, например, в инстаграм подружки. Приобретение такой привычки поможет сэкономить массу времени для других, более полезных дел.
Мнение психологов. Если работа не сделана в срок, то это только потому, что у человека нашлось более интересное и увлекательное занятие.
Своевременное решение проблем
При появлении проблемы, требующей срочного решения, нужно сразу же помещать ее в список важных дел. Так, любой хозяйке приходилось сталкиваться с неожиданными сложностями, возникшими из-за поломки кухонной техники или порванной одежды ребенка. Такие проблемы можно отложить на потом и как-то выкрутиться, но тогда они будут накапливаться по принципу снежного кома. И когда-нибудь придется бросить все текущие дела, чтобы заняться ими.
Планирование и расстановка приоритетов
При выполнении такой важной работы, как планирование дня, необходимо учитывать некоторые нюансы и особенности этого процесса.
Что делать в первую очередь?
Занимаясь распределением задач на день, самые трудоемкие и сложные из них лучше поставить в начало списка, так как именно они требуют первоочередного решения. Ведь если сначала заняться чем-то другим, то потом на серьезные дела может не хватить ни сил, ни настроя, ни энергии.
А вот для такой «черновой» работы, как раскладывание бумаг по папкам или уборка в шкаф чистого белья, можно выделить те периоды, когда мозг уже устал от нагрузки и не может плодотворно заниматься сложной деятельностью.
Как приступить к сложному делу?
Когда человеку предстоит сделать какую-либо сложную и масштабную работу, у него нередко возникает желание отложить ее на максимально возможный срок. Так, студенту сложно начать писать диплом, потому что его пугает то, сколько времени на него придется потратить.
Однако масштабную задачу будет намного проще решить, если разбить ее на несколько некрупных подзадач и последовательно выполнять их. Мысли о работе меньшего объема не будут настолько тревожными, чтобы бояться приступить к ней.
Кстати! Если при выполнении работы не происходит никакого прогресса в течение 20 минут, то ее лучше отложить и переключиться на что-то другое. Мозг отдохнет, и мысли перестанут «бегать по кругу».
Оставлять время «про запас»
Люди склонны недооценивать то время, которое им необходимо для выполнения той или иной работы. Поэтому при планировании лучше сделать некоторый «запас». Например, на работу, осуществляемую в течение получаса, отвести 35 минут. Это убережет от цейтнота, стресса, и поможет четко придерживаться плана.
Также стоит добавлять в свое расписание небольшие подпункты, и заносить в них те маленькие дела, которые обычно сопровождают большие. К примеру, после прогулки с собакой нужно еще время, чтобы помыть ей лапы.
Оптимизировать дела
За день человек решает массу мелких проблем, затрачивая на них определенное время. Но некоторые из этих задач можно оптимизировать. Так, лучше не тратить ежедневно время на покупку продуктов, а закупать их раз в несколько дней по заранее подготовленному списку. Или вместо того, чтобы каждое утро разбираться в записках, оставленных на рабочем столе, завести себе ежедневник.
Правильно расставлять приоритеты
Планы иногда рушатся из-за того, что выполняя срочные дела, люди забывают о других задачах. Разницу не так просто уловить, но бывают дела срочные и неважные и, наоборот, не срочные и важные. Здесь в расстановке приоритетов пригодится матрица Эйзенхауэра.
Согласно его методу, как распределить свой день, чтобы все успеть, женщинам поможет понять следующая таблица:
По квадрантам этой таблицы следует распределить все дела, намеченные на день:
- в первый квадрант необходимо вписать все важные и неотложные дела, связанные с такими приоритетными сферами, как семья, работа, учеба, здоровье;
- во второй квадрант нужно занести важные дела, не связанные с сверхсрочностью, требующие планирования или подготовки;
- хотя дела в третьем квадранте обычно появляются сами собой в виде неожиданных проблем, на них тоже следует выделять время. Это может быть устранение не критичной, но мешающей поломки или отслеживание появления скидок на нужный товар;
- в четвертый квадрант можно внести те приятные дела, которые, не имея практической значимости, привносят в жизнь человека положительные эмоции. Это, например, поход с друзьями в кафе или просмотр нового фильма.
Важно! При планировании люди часто оставляют четвертый квадрант пустым. Однако психологи советуют обязательно отмечать в нем дела, способствующие моральному удовлетворению и эмоциональной разгрузке.
Распределяя дела по квадрантам такой таблицы, становится легче расставить приоритеты и понять, что же стоит делать в первую очередь, а что можно отложить и даже «подумать об этом завтра».
Повышение эффективности
Как женщине все успеть за день? Помочь в этом вопросе может не только понимание сути правильного планирования дел, но и знание того, как повысить эффективность собственной работы.
Заниматься только одним делом
Мнение о том, что решая одновременно несколько задач, можно ускорить выполнение работы, в корне неверно. На самом деле мозг не занимается всем сразу, а быстро переключается между различными направлениями деятельности. Человек не в силах сосредоточиться одновременно на нескольких делах.
Многозадачность не способствует экономии времени и повышению производительности, а приводит к возникновению большего количества ошибок и препятствует творческому мышлению. Поэтому лучше отводить каждой задаче свой временной интервал и, работая над ней, не отвлекаться на другие дела.
Кстати! Если на выполнение работы требуется не больше двух минут, то лучше сделать ее немедленно. Так снизится нагрузка на мозг, который вынужден хранить информацию об этом деле.
Снизить влияние отвлекающих факторов
Чтобы переключиться с задачи на задачу мозгу потребуется несколько минут. Поэтому время выполнения работы увеличивается, если человек постоянно отвлекается на что-то постороннее. Чтобы сосредоточиться на решении задачи, ему нужно максимально ограничить влияние отвлекающих факторов:
- выключить телевизор, радио или музыкальный центр;
- перевести смартфон в беззвучный режим;
- отключить звук уведомлений на компьютере;
- отгородиться от фоновых шумов, перейдя в тихое место или надев наушники с шумоподавлением;
- чтобы не беспокоили окружающие, закрыть дверь в кабинет или надеть те же наушники;
- иметь под рукой что-либо для легкого перекуса, чтобы от работы не отвлекало чувство голода;
- при делегировании полномочий, перестать контролировать каждый шаг своих помощников.
Установить сроки выполнения каждой задачи
Для того чтобы работать быстрее, нужно установить четкий лимит времени на выполнение каждой задачи и стараться не превышать его. Такое ограничение позволяет человеку собраться и активизировать ресурсы мозга. Только временной интервал нужно выбирать обдуманно, чтобы он не был ни слишком маленьким, ни непомерно большим.
Совет психолога. Если приступать к выполнению работы не хочется, то нужно уговорить себя заняться ею хотя бы 10 минут, предполагая последующий отдых. Скорее всего, втянуться в работу получится на более долгое время.
Помнить об отдыхе
Чтобы все успевать, нужно уметь не только работать, но и отдыхать. Иначе возможно «выгорание», после которого придется еще долго восстанавливать силы, отложив дела на неопределенный срок. Поэтому стоит научиться планировать отдых, выделяя себе хотя бы один выходной день.
Не нужно только забывать, что восстановить силы, сидя за монитором компьютера, не получится. Лучше выспаться и посвятить свободное время прогулкам на природе, занятиям спортом, общению с близкими или чтению.
Не забывать о вознаграждении
Мотивация – это неотъемлемая составляющая трудовой деятельности. Без нее человеку просто не захочется ничего успевать. Так что женщинам, особенно работающим, нужно не забывать себя мотивировать, вознаграждая за каждое достижение.
В качестве поощрения за успехи можно купить себе желанную вещь, съесть что-нибудь вкусненькое, посмотреть любимый сериал. Главное закрепить в сознании установку, что за любым успехом следует награда.
Техники тайм-менеджмента
Проблемой, суть которой заключается в том, как все успевать и не уставать, занимались многие известные люди. Кроме общих советов, ими разрабатывались методы, позволяющие помочь человеку продуктивно использовать свое время. Некоторые из этих методов могут взять на заметку женщины, которые хотят лучшим образом организовать свой рабочий день.
Система Райдера Кэрролла
Эта система была создана для того, чтобы облегчить планирование и выполнение ежедневных рутинных дел. Нужно не полениться и нарисовать на листе таблицу. В строках отметить все задачи, которые нужно решить за месяц – глобальные, второстепенные и ежедневные. В столбцах – дни.
Задачи | Дни | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | … | 30 | 31 | |
Задача 1 | |||||||||
Задача 2 | |||||||||
Задача 3 | |||||||||
… | |||||||||
Задача 27 |
Как только очередная задача выполнена, в таблице закрашивается ячейка, в которой строка задачи пересекается со столбцом дня. Хотя рисование и занимает некоторое количество времени, система стимулирует тех, кого раздражают пустые ячейки.
Методы разграничения рабочего времени
Главные принципы таких методов – разделение рабочего времени на периоды концентрации и отдыха:
- согласно методу Pomodoro на работе нужно фиксироваться 25 минут, а потом делать перерыв на отдых на 5 минут. Через четыре таких цикла организовывается перерыв на 30 минут;
- метод 90/30 рекомендует цикл: работа в течение 90 минут, полчаса на перерыв, причем первые полтора часа рабочего дня лучше заниматься самой сложной задачей;
- по методу 52/17 следует работать 52 минуты, а потом отдыхать 17 минут, повторяя такой цикл на протяжении всего рабочего времени.
На основании предложенных методов можно придумать собственный график работы, учитывающий индивидуальный биологический ритм.
Принцип 20/80
Этот принцип основан на утверждении, что основной результат (80%) приносят 20% усилий, а все остальные усилия (80%) дают только оставшиеся 20% результата. Получается, чтобы добиваться цели и все успевать, нужна не постоянная монотонная работа, а глубокая фокусировка.
То есть полностью отдаваться рабочему процессу нужно только пятую часть рабочего времени. И этот период лучше посвятить самым важным делам. В оставшиеся часы можно заняться текучкой. Такой подход позволяет фокусироваться на главных целях и избегать переутомления.
Метод 4D
Этот метод больше подходит работающим женщинам, вынужденным каждый день заниматься большим объемом различных работ. Согласно ему, для того, чтобы гора предстоящих дел не вызывала оторопи, нужно помнить только о четырех словах на букву D:
- Do (делать) – работу, которую придется выполнять лично, лучше сделать сразу и вычеркнуть этот пункт из списка;
- Delegate (делегировать) – те задачи, которые можно передать помощникам, лучше отдать им;
- Delete (удалить) – неважные дела нужно сразу удалить из плана, а при навязывании лишних обязанностей уметь говорить «нет»;
- Delay (отложить) – запланировать решение несрочных и больших дел на более позднее, но конкретное время.
Приступая к работе со списком дел, нужно с каждой задачей произвести подходящее действие из 4D, и план не только уменьшится, но и станет более понятным и конкретным.
Тайм-менеджмент для женщин помогает понять, как все успевать и не запутаться в бесконечной череде ежедневных задач и проблем. В некоторых ситуациях стоит применять его постулаты и методики в чистом виде. В других – изменить их в соответствии со своим опытом, знаниями и спецификой работы. Ведь каждая женщина обладает индивидуальными особенностями, имеет личные предпочтения, принципы и находится в собственной уникальной ситуации. Однако от возможности облегчить себе жизнь не откажется ни одна представительница прекрасного пола.